Работа в режимах Структура и Схема документа
Лекция 8.3
Тема: Технология обработки текстовой информации
Подготовка документа к печати (оформление документа). Использование дополнительных приложений. Подготовка документа к печати. Макросы в MS Word.
Оформление документа в MS Word 2007
Работа с шаблонами документа
Одним из способов упрощения процедуры оформления документа в Word 2007 является применение шаблонов. В отличие от стиля, кроме видов форматирования, шаблон обычно включает в себя определенные рисунки, участки текста, которые пользователь просто дополняет своими данными. Шаблоны могут существенно ускорить подготовку документов различных типов, например, различных фирменных бланков, договоров, отчетов и т. п.
Создание шаблона
Для создания шаблона сначала необходимо:
- создать исходный документ, содержащий всю необходимую информацию и настройки документа;
- выбрать пункт кнопки Office – Сохранить как – Шаблон Word;
- указать папку для сохранения шаблона.
Замечания
Документ-шаблон будет иметь расширение *.dotx.
Чтобы сохраненный шаблон был доступен при создании новых документов из папки Мои шаблоны, его необходимо сохранять в специальную папку Надежные шаблоны (рис. 12.1):
Рис. 12.1. Диалоговое окно сохранения шаблона
Создание документа на основе шаблона
Чтобы создать документ на основе имеющегося шаблона нужно:
- выбрать пункт Создать кнопки Office;
|
|
|
- в появившемся диалоговом окне Создание документа выбрать нужный шаблон из предлагаемых групп шаблонов.
Замечание. Выберите пункт Мои шаблоны, если необходимо выбрать шаблон из созданных пользователем.
Параметры страницы
Поля, ориентация и размер
После создания нового документа рекомендуется сразу установить параметры страницы (если стандартные установки не подходят для решения задачи). Для настройки параметров страницы служит вкладка Разметка страницы.
На панели Параметры страницы расположены основные кнопки, помогающие задать нужные параметры для страниц документа в целом.
Кнопка Поля служит для установки значений полей (отступов от краев до текста) документа (рис. 12.2).
Рис. 12.2. Окно настройки полей
Если из предложенных стандартных вариантов ни один не подходит, необходимо воспользоваться пунктом меню Настраиваемые поля. В появившемся окне можно произвести более тонкие настройки полей документа.
Кнопка Ориентация задает расположение текста на листе: Книжная, Альбомная.
Кнопка Размер задает размер бумаги при выводе на печать. Для выбора нестандартного размера служит опция Другие размеры страниц...
Фон и границы
В Word 2007 появилась возможность добавлять подложку (так называемый «водяной знак») на страницы. В качестве подложки можно использовать текст или рисунок. Для этого нужно нажать кнопку вкладки Разметка страницы – Фон страницы –Подложка и выбрать необходимую подложку. Если не подошла ни одна из предложенных подложек, можно создать свою. Для этого предназначен пункт Настраиваемая подложка (рис. 12.3).
|
|
|
Рис. 4.3. Окно настройки подложки
Для создания текстовой подложки надо установить переключатель в положение Текст, ввести нужный текст, настроить необходимые параметры: язык, шрифт, цвет и расположение надписи, прозрачность.
Для создания графической подложки надо установить переключатель в положение Рисунок – кнопка Выбрать. Затем указать место размещения нужного файла изображения.
При желании можно отредактировать представленные в галерее стандартные подложки. Для этого надо щелкнуть на выбранном варианте правой кнопкой мыши и выбрать команду Изменить свойства. Удалить подложку из галереи можно с помощью пункта Удалить подложку.
Кнопка Цвет страницы вкладки Разметка страницы – Фон страницы позволяет установить практически любой цвет для страницы. Также здесь можно выбрать и способ заливки фона страницы (градиентная, узором, текстурная). Или же выбрать какое-либо изображение для фона страницы.
|
|
|
Кнопка Границы страниц вкладки Разметка страницы – Фон страницы устанавливает видимыми печатные границы страницы и помогает задать необходимый вид обрамления страницы границами.
Разрывы страницы и раздела
При работе с документами зачастую возникает необходимость начать новую страницу, в то время как предыдущая еще не заполнена полностью текстом. Например, в книге так начинается новая глава. Чтобы начать новую страницу в Wordе 2007 есть специальная опция – Разрывы (рис. 12.4) панели Параметры страницы вкладки Разметка страницы.
Рис. 12.4. Окно Разрыва страниц
На этой вкладке собрано довольно много разнообразных вариантов разрыва не только страниц, но и разделов. Так, например, с помощью разрыва страницы можно принудительно перенести текст в другую колонку (вариант Столбец).
Чтобы задать обтекание текста вокруг графических объектов или элементов веб-страниц, необходимо воспользоваться пунктом Обтекание текстом.
Иногда возникает необходимость использовать различные параметры форматирования для разных страниц документа (например, один из листов документа должен иметь альбомную ориентацию). В этом случае документ необходимо разбить на разделы. Каждый раздел можно будет форматировать совершенно независимо от других разделов.
|
|
|
При удалении разрыва раздела предшествующий текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование, а последний знак абзаца в документе определяет форматирование последнего раздела в документе.
Word 2007 предоставляет четыре варианта разрыва разделов: Следующая страница; Текущая; Четная страница; Нечетная страница. Чтобы видеть разрывы разделов (как, впрочем, и страниц), нужно включить опцию отображения непечатных символов. Для этого на ленте Главная на панели Абзац необходимо нажать правую верхнюю кнопку с изображением значка абзаца 
. Для удаления раздела необходимо выделить его значок и нажать кнопку Delete.
Нумерация строк
Опция Номера строк предназначена для нумерации строк документа в различных вариациях. Из практики можно сказать, что к подобной нумерации прибегают довольно редко. Но, в отдельных случаях (например, для юридических документов), она может быть весьма полезной.
Колонтитулы
Колонтитулы представляют собой области, расположенные на верхнем и нижнем полях страниц документа. В колонтитулах, как правило, размещается такая информация, как название документа, тема, имя автора, номера страниц или дата. При использовании колонтитулов в документе можно размещать в них различный текст для четных или нечетных страниц, для первой страницы документа, изменять положение колонтитулов от страницы к странице и проч.
Для работы с колонтитулами в Word 2007 предназначена панель Колонтитулы – вкладка Вставка). После вставки колонтитул доступен для
редактирования, при этом появляется контекстная вкладка Конструктор (Работа с колонтитулами) (рис. 12.5).
Рис. 12.5. Вкладка Конструктор для работы с колонтитулами
Она позволяет быстро произвести такие настройки колонтитула, как:
- различные колонтитулы для четных и нечетных страниц;
- отдельный колонтитул для первой страницы;
- скрытие основного текста во время работы с колонтитулами;
- вставка и редактирование номера страницы;
- управление положением колонтитула;
- вставка в колонтитул различных объектов: текущие дата и время, рисунки, стандартные блоки.
Колонтитулы можно настраивать отдельно для различных разделов. Но, для этого нужно разорвать между ними связь, так как по умолчанию все колонтитулы связаны между собой. Для этого надо перейти к тому колонтитулу, который надо оформить по-другому, и «отжать» кнопку Как в предыдущем разделе. Если же, наоборот, есть необходимость привести колонтитулы в разных разделах к одному виду, то кнопка Как в предыдущем разделе должна быть «нажата».
Быстрый переход между колонтитулами и основным текстом документа можно осуществлять двойным щелчком мыши на нужном элементе (верхнем/нижнем колонтитуле или на основном тексте).
Для удаления колонтитулов предназначен пункт Удалить верхний/нижний колонтитул соответствующих кнопок колонтитулов.
Колонтитулы можно редактировать как обычный текст, применять различные стили для его оформления. Отредактированный колонтитул можно добавить в галерею колонтитулов при помощи опции Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию верхних/нижних колонтитулов.
Нумерация страниц
Для нумерации страниц служит кнопка Номер страниц (вкладка Вставка – панель Колонтитулы). Необходимо выбрать вариант размещения номера на самой странице и при необходимости настроить формат самого номера.
При необходимости элементы номеров страницы можно сохранять, добавляя в коллекцию стандартных блоков. Для этого, вставив и настроив номер, нажмите кнопку Номер страницы и выберите команду Вверху/внизу страницы – Сохранить выделенный фрагмент как номер страницы.
Чтобы убрать номер с первой страницы в документе, нужно войти в область колонтитулов и выбрать на вкладке Конструктор пункт Параметры –Особый колонтитул для первой страницы.
Сноски
Сноски предназначены для добавления к тексту комментариев объяснений, указания источника информации. Сноски бывают обычные (в конце страницы) и концевые (в конце всего текста). Для работы со сносками предназначена панель Сноски вкладки Ссылки (рис. 12.6).
Рис. 12.6. Панель инструментов Сноски
Для вставки обычной сноски необходимо нажать кнопку Вставить сноску. В тексте, в том месте, где находился курсор, появится значок сноски, а внизу страницы – горизонтальная разделительная линия и номер сноски. Для вставки концевой сноски предназначена кнопка Вставить концевую сноску.
Для более точных настроек сносок служит диалоговое окно, вызываемое с панели Сноски.
Сноски нумеруются автоматически в соответствии с выбранной пользователем системой нумерации. При добавлении новой сноски или удалении существующей остальные перенумеровываются.
Перемещаться между сносками можно при помощи кнопки Следующая сноска.
Для удаления сноски необходимо ее выделить, а затем нажать клавишу Delete.
Перекрестные ссылки
Использование перекрестных ссылок полезно при указании ссылок на таблицы, заголовки, разделы, к которым нужно обратиться для получения более подробной информации. Они служат для быстрого перехода к нужному элементу.
Можно создавать перекрестные ссылки на следующие элементы:
заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы, таблицы, рисунки, формулы. Инструменты для работы с перекрестными ссылками находятся на панели Связи вкладки Вставка. Перекрестные ссылки создаются только между элементами одного документа.
Для создания перекрестной ссылки:
- введите текст, с которого будет начинаться перекрестная ссылка;
- нажмите кнопку Перекрестная ссылка,
- в открывшемся окне (рис. 12.7) в выпадающем списке Тип ссылки надо выбрать тип элемента, на который будем ссылаться;
- в выпадающем списке Вставить ссылку на… надо указать данные, которые следует добавить в документ.
Рис. 12.7. Окно вставки перекрестной ссылки
Для того, чтобы иметь возможность перехода к ссылаемому элементу, флажок Вставить как гиперссылку должен быть установлен. Флажок Добавить слово «выше» или «ниже» позволяет вставить перед ссылкой данные слова.
Перекрестные ссылки вставляются в документ в виде полей. Переключаться между режимами отображения кодов полей и значений полей можно при помощи сочетания клавиш Alt+F9. Изменить текст самой ссылки можно прямо в документе.
Оглавление
Оглавление – это список заголовков документа. Для того чтобы быстро сделать оглавление, документ должен быть отформатирован согласно встроенным форматам уровней структуры или стилей заголовков. Сборка оглавления происходит в несколько этапов:
1) Word находит заголовки с заданными стилями.
2) Заголовки сортируются по уровням.
3) Каждый заголовок снабжается соответствующим номером страницы.
Чтобы создать оглавление:
- установив курсор в месте вставки оглавления, нажмите кнопку Оглавление панели Оглавление вкладки Ссылки;
- в открывшемся окне выберите нужный формат оглавления (автособираемое или ручное).
При необходимости дополнительных настроек оглавления, нажмите кнопку Оглавление... окна и настройте количество уровней оглавления, заполнитель, отображение и положение номеров страниц (рис. 12.8).
Рис. 12.8. Диалоговое окно Оглавление
Замечание. По умолчанию в оглавление включаются текст, отформатированный стилями:
- Заголовок 1 (первый уровень оглавления),
- Заголовок 2 (второй уровень оглавления) и т. д.
Для того, чтобы включить в оглавление заголовки других стилей и назначить им другие уровни, нужно, нажав кнопку Параметры, выполнить соответственную настройку стилей уровням оглавления.
Для быстрой правки уже существующего оглавления сделайте щелчок в поле оглавления. Кнопка Обновить таблицу служит для обновления в оглавлении номеров страниц элементов.
Предметный указатель
Предметный указатель – это список терминов, встречающихся в документе, с указанием страниц где они расположены.
Предметный указатель можно создать для следующих элементов:
- отдельных слов, фраз, символов;
- разделов;
- ссылок.
Для работы с этим элементом форматирования предназначена панель Предметный указатель вкладки Ссылки.
Чтобы использовать в качестве предметного указателя какой-либо фрагмент текста, его необходимо выделить, затем нажать кнопку Пометить элемент. При пометке текста в документе добавляется специальное скрытое поле.
Для окончательной сборки предметного указателя нажмите кнопку Предметный указатель и при необходимости в появившемся окне Указатель произведите окончательные настройки.
Список литературы
Библиография – это список литературных или других источников, которые использовались при подготовке документа. Как правило, она помещается в конце текста. При вставке цитат надо указывать источник, откуда они взяты, поэтому понятия «библиография» и «цитаты» тесно взаимосвязаны.
Для работы с библиографией и цитатами служит панель Ссылки и списки литературы вкладки Ссылки.
Для добавления нового источника нужно нажать кнопку Вставить ссылку панели и выбрать команду Добавить новый источник. В окне создания источника заполнить необходимые атрибуты (рис. 12.9).
Рис. 12.9. Диалоговое окно Создать источник
После добавления источника ссылка на него будет помещена там, где был установлен курсор.
После завершения работы с документом список литературы можно создать автоматически, используя кнопку Список литературы на панели Ссылки и списки литературы. Перед этим можно просмотреть и откорректировать список, нажав кнопку Управление источниками данной панели.
Титульный лист
В Word 2007 предусмотрено создание красиво оформленного титульного листа для документа. Титульный лист – первая страница, на которой указывают название работы, автора и другие необходимые сведения.
Для создания титульного листа существуют специальные заготовки. Для вставки в документ титульного листа перейдите на вкладку Вставка и выберите Титульная страница в группе Страницы. В появившемся окне выберите нужный шаблон титульного листа. После вставки в документ выбранного листа, введите в поля нужный текст, ненужные элементы удалите, щелкнув на них и два раза нажав клавишу Delete.
Чтобы удалить титульную страницу, выполните команду Удалить текущую титульную страницу в меню кнопки Титульная страница.
2. Специальные возможности работы с документами
Использование закладок
Закладки предназначены для быстроты и удобства навигации по документу – они позволяют быстро переходить к ранее помеченным местам в тексте. Для того чтобы создать закладку, необходимо установить курсор в нужном месте документа и нажать кнопку Закладка на панели Связи вкладки Вставка.
В появившемся окне (рис. 12.10) необходимо ввести имя закладки. Следует иметь ввиду, что имя должно начинаться с буквы и не содержать пробелов.
Перемещаться по закладкам, добавлять новые и удалять ненужные можно также при помощи этой же кнопки и окна, либо по нажатию клавиши F5 в окне Найти и заменить – Перейти – объект Закладка выбрать в списке нужную закладку.
Рис. 12.10. Окно создания закладки
Работа с гиперссылками
Гиперссылки позволяют быстро переходить из одного приложения в другое, открывать документы или веб-страницы прямо из документа
Чтобы создать гиперссылку на адрес веб-страницы, после ввода адреса существующей веб-страницы нажмите клавиши Enter или Пробел – Word автоматически создаст гиперссылку.
Если вы хотите, чтобы в документ был вставлен не сам адрес, а лишь ссылка на него, нужно воспользоваться диалоговым окном Вставка гиперссылки, которое вызывается через вкладку Вставка – Связи –Гиперссылка.
В левой части окна Вставка гиперссылки имеются четыре кнопки, которые позволяют быстро создавать гиперссылки на различные элементы:
- на существующий файл или на веб-страницу;
- другое место в этом же документе;
- новый документ;
- адрес электронной почты.
Выберите необходимый тип гиперссылки в поле Связать с и укажите в правой части окна нужный файл, документ, рисунок, место в документе или положения курсора будет создана гиперссылка.
Для перехода по гиперссылке нужно нажать и удерживать клавишу Ctrl. Указатель при этом превратится в ладонь, и можно будет перейти по ссылке.
Созданную гиперссылку можно редактировать при помощи контекстного меню, вызвать которое можно щелчком на ней правой кнопкой мыши. Пользуясь предлагаемыми командами, гиперссылку можно изменить, выделить, открыть, скопировать и удалить.
Рецензирование документов
Иногда с одним и тем же документом приходится одновременно работать нескольким пользователям. В этом случае помогут средства рецензирования и редактирования текстового редактора.
Основные инструменты для этого расположены на вкладке Рецен-зирование.
На панели Отслеживание находятся инструменты, позволяющие отслеживать изменения, вносимые в документ.
При нажатии кнопки Исправления все изменения, вносимые в документ пользователем, включая форматирование, вставку и прочее, будут помечаться. К ним можно добавлять комментарии для объяснения исправления другим пользователям. Для выхода из режима отслеживания изменений надо «отжать» кнопку Исправления.
Кнопка Выноски настраивает режим отображения выносок (рис. 12.11), поясняющих соответствующие поправки:
- Показывать исправления в выносках – примечания и исправления будут отображаться в виде выносок;
Рис. 12.11. Окно настройки отображения выносок
- Показывать все исправления в тексте – все исправления и примечания будут отображаться непосредственно в тексте;
- Показывать только примечания и форматирование в выносках – в выносках будут отображаться только примечания и форматирование документа.
Кнопка Исправления в измененном документе позволяет настроить режим отображения исправлений для удобства работы пользователей:
- Исправления в измененном документ;
- Измененный документ – показ изменений без отображения исходного документа;
- Исправления в исходном документе;
- Исходный документ – показ исходного документа без исправлений.
Кнопка Показать исправления позволяет отметить изменения, которые будут показываться в документе (примечания, форматирование и т. д.)
Кнопка Область проверки открывает дополнительную панель, на которой отображаются в хронологическом порядке внесение исправлений и добавления примечаний.
После окончания рецензирования необходимо сохранить или отклонить внесенные изменения, для этого на панели Изменения вкладки Рецензирование собраны кнопки, позволяющие перемещаться между внесенными в документ правками, а также принимать или отклонять сделанные изменения.
Добавление примечаний
Для добавления (и последующего управления) примечаний в документ предназначена панель Примечания вкладки Рецензирование.
Чтобы создать примечание, надо установить курсор в нужное место документа и нажать кнопку Создать примечание.
При этом фрагмент текста выделяется красным цветом, а на полях появляется поле для ввода примечания (рис. 12.12), а на панели Примечания становятся доступными кнопки навигации и удаления примечаний.
Рис. 12.12. Вставка примечания
Сравнение документов
Панель Сравнить вкладки Рецензирование предназначена для сравнения документов, в которые вносились изменения разными пользователями.
С помощью этих средств можно сравнить или объединить в один документ исправления разных авторов.
Для объединения исправлений надо выбрать опцию Объединить.., указать файл-оригинал, документ с исправлениями, выбрать в каком документе будут отображаться изменения. Для сравнения документов выберите опцию Сравнить... После аналогичных настроек будет создан третий документ, в котором будут находиться все исправления, внесенные в исходный документ.
Защита документа
В некоторых случаях бывает полезно наложить на документ ограничения по его редактированию и форматированию. Для защиты документа от изменений служит панель Защитить вкладки Рецензирование. После нажатия на кнопку Защитить документ у правого края окна появляется вертикальная панель Ограничить форматирование и редактирование (рис. 12.13).
Рис. 12.13. Выбор вида ограничения
Установите флажок Ограничить набор разрешенных стилей и в опциях Настройки укажите, какие элементы оформления можно будет форматировать при дальнейшей работе с документом.
Для ограничения редактирования необходимо установить флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа и из выпадающего списка выбрать пункт Запись исправлений. Этим самым мы разрешаем добавлять комментарии к документу, удалять, вставлять и перемещать текст. Если же мы хотим другим пользователям разрешить только оставлять примечания, то надо выбрать пункт Примечания.
Чтобы настройки защиты вступили в силу, нажмите кнопку Да, включить защиту. Чтобы снять защиту, необходимо нажать кнопку Защитить документ и в появившемся списке снять флажок Ограничить форматирование и редактирование.
Работа в режимах Структура и Схема документа
Рис. 12.14. Режим Схема документа
При работе с большими документами для удобства перемещения по ним предпочтительно использовать режим Схема документа. Чтобы включить этот режим, установите соответствующий флажок на вкладке Вид в группе Показать или скрыть. Данный режим дает возможность увидеть расположение заголовков в документе (рис. 12.14). Щелкнув на нужном заголовке, вы сразу переместитесь в соответствующее место документа.
Режим Структура предназначен не только для перехода в больших документах, но и для быстрого изменения его структуры. Для перехода в режим структуры документа служит кнопка Структура панели Режимы просмотра документа вкладки Вид.
При включении данного режима появляется контекстная лента Структура (рис. 12.15). В режиме просмотра структуры документа отображается иерархия элементов оформления текста и можно перемещать заголовки совместно с основным текстом и подзаголовками, которые относятся к этому заголовку. Но, прежде чем использовать данный режим, необходимо отформатировать документ с применением стандартных заголовков. При этом, Заголовок 1 уровня является самым главным, Заголовок 2 уровня следует за ним и т. д.
Рис. 12.15. Вкладка Структура документа
Основное удобство при просмотре документа в этом режиме заключается в том, что есть возможность настраивать отображение любого уровня структуры, скрывая при этом те уровни, которые занимают более низкую иерархию. Для этого надо всего лишь выбрать нужный уровень из выпадающего списка Показать уровень.
У каждого элемента, имеющего подуровни, присутствует значок «+». Двойной щелчок на значке позволяет отобразить/скрыть подуровни. Уровни можно перемещать вверх/вниз относительно друг друга, а также изменять само значение уровня на более низкое/высокое. Для этих целей служат зеленые и синие стрелки, расположенные слева на панели Работа со структурой.
При работе в режиме структуры форматирование текста по умолчанию не отображается.
Печать документа
После того как документ набран и отформатирован, его нужно вывести на печать. Для этого служит пункт Печать, находящийся в меню кнопки Office (сочетание клавиш Ctrl+P).
Опция Быстрая печать – предназначена для случая, когда пользователь полностью уверен в правильности подготовки документа и настройках принтера для печати документа по умолчанию. Документ сразу же отправляется на печать.
Опция Печать – позволяет произвести наиболее тонкие настройки принтера перед печатью документа.
Опция Предварительный просмотр позволяет просмотреть страницы документа перед печатью и внести дополнительные настройки печати.
Рассмотрим настройки, которыми придется часто пользоваться (рис. 12.16).
Рис. 12.16. Окно настройки параметров печати
Список Имя принтера – актуально, если к вашему компьютеру подключено несколько принтеров или же компьютер подключен к сети, содержащей несколько принтеров. Тогда из выпадающего списка необходимо выбрать тот принтер, на который будет выводиться документ.
Панель Страница – предназначена для выбора конкретных страниц документа (или диапазона), которые надо вывести на печать.
Список Включить – по умолчанию стоит значение Все страницы диапазона. Также доступны значения: Четные страницы; Нечетные страницы.
На панели Копии можно указать количество печатаемых копий документа и порядок их вывода.
Для настройки принтера служит кнопка Свойства (следует иметь ввиду, что для разных моделей принтеров окно будет выглядеть по-разному). Также часто используются настройки качества печати и формата бумаги.
Создание рассылок
Путем слияния документов создаются тексты, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (бланк) и переменные текстовые фрагменты (наполнение). Например, переменными текстовыми фрагментами для бланка конверта служат адрес отправителя и адрес получателя. Индивидуальные сведения для каждого письма или конверта поступают из источника данных.
Слияние удобно применять, когда нужно создать набор рассылок – документов, которые рассылаются большому числу заказчиков. Процесс слияния состоит из нескольких общих действий:
- создание основного документа;
- создание или определение источника данных;
- подключение основного документа к источнику данных;
- настройка основного документа;
- установка опций слияния;
- завершение процедуры слияния.
Команды, предназначенные для выполнения слияния документов, расположены на вкладке Рассылки.
Создание основного документа
Основной документ – это файл, содержащий неизменяемый текст, который должен оставаться одинаковым во всех генерируемых при слиянии документах, и поля слияния, которые принимают информацию из файла данных – источника данных. Основной документ, например, может содержать обратный адрес или приветствие на бланке письма.
Чтобы создать основной документ для слияния, на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние и нужный тип документа, либо пункт Пошаговый мастер слияния. С правой стороны откроется окно с пошаговой инструкцией, в котором нужно указать тип создаваемого документа и, собственно, документ, который будет основным для процедуры слияния (этап 1 и 2).
Возможен выбор следующих типов основных документов:
- Письма – подготовка партии писем для массовой рассылки;
- Сообщения электронной почты – создание составных документов в виде, удобном для их рассылки в качестве сообщений электронной почты;
- Конверты – подготовка конвертов для массовой рассылки;
- Наклейки – подготовка адресных наклеек для массовой рассылки;
- Каталог – создание единого документа, содержащего каталог или список адресов;
- Обычный документ Word – создание составных документов, которые можно отдельно редактировать в приложении Word.
Создание источника данных, подключение к основному документу.
Источником данных является файл, содержащий сведения, которые вставляются и различаются в каждой копии основного документа, например, фамилии и адреса получателей письма.
Чтобы создать или определить источник данных, можно воспользоваться командой Выбрать получателей панели Начать слияние вкладки Рассылки, либо используя пошаговый мастер слияния, выполнить Выбор получателей (этап 3).
В качестве источника данных может быть использован структурированный в виде таблицы файл, имеющий заголовки, например, файлы Excel, Access, контакты Outlook и т. д. Источник данных может быть выбран из существующих, либо создан в процессе.
Также источник данных может быть изменен или дополнен при помощи команды Изменить список получателей панели Начать слияние, либо команды Изменить список Мастера слияния (этап 3).
Настройка основного документа.
После подключения основного документа к файлу данных можно вводить текст документа, если это не было сделано заранее, и добавлять текстовые заполнители (поля слияния), указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные. Поля в приложении Word соответствуют заголовкам столбцов в файле-источнике данных.
Для добавления полей используются команды панели Составление документов и вставка полей вкладки Рассылки, либо соответствующие команды Мастера слияния (этап 4).
В документ могут быть добавлены:
- блок адреса с именем, почтовым адресом и прочими сведениями;
- строка приветствия, которая включает обращение, имя и знак пунктуации, следующий за именем, а также текст приветствия для случаев, когда имя получателя недоступно;
- поля слияния из файла-источника данных.
Кнопка «Выделить поля слияния» позволяет выделить серым цветом поля в основном документе для удобства работы с ними. Вставленные поля могут быть отформатированы как обычный текст.
После того, как все необходимые поля вставлены в документ, можно выполнить просмотр полученных документов с заполнением реальными данными, чтобы устранить возможные ошибки. Для этого используются команды панели Просмотр результатов.
Установка опций слияния
После подключение и настройки основного документа можно выполнять процедуру слияния. Но, если не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ, можно ограничить список или использовать подмножество элементов файла данных. Для этого можно использовать команду Изменить список получателей панели, либо Мастера слияния (этап 5).
Доступно применение следующих возможностей:
- исключение ряда получателей (строк данных) из списка (команда Исключить получателя);
- выделение отдельных записей (установка флажков для записей, которые должны использоваться при слиянии);
- сортировка записей (сортировка записей файла-источника данных в нужном порядке);
- фильтрация записей (отбор записей, соответствующих заданным критериям, доступно наложение до 6 условий).
Завершение процедуры слияния
После того, как все подготовительные действия для слияния выполнены, можно переходить к завершающему этапу. Для этого можно использовать команду Найти и объединить панели Завершить, либо команды Мастера слияния (этап 6).
При слиянии (рис. 12.17.) данные первой записи файла даны замещают поля слияния в основном документе, тем самым, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д.
Рис. 12.17. Слияния документов
Чтобы сохранить все полученные результирующие документы в один файл, используйте команду Изменить отдельные документы (панели Найти и завершить) Объединить записи – все или укажите номера отдельных записей, которые следует объединить в один документ.
Чтобы сразу вывести на печать полученные документы, используйте команду Печать документов панели Найти и завершить.
После выполнения процедуры слияния, основной документ может быть сохранен для дальнейшего использования. Важно помнить, что при сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных. В следующий раз, когда документ будет открыт, приложением будет задан вопрос, нужны ли сведения из этого файла данных для нового слияния в основной документ.
Использование макросов
Макрос – записанная на языке VBA последовательность действий. В основном служит для автоматизации типичных задач, которые требуется часто выполнять.
Чтобы создать макрос, необходимо отобразить вкладку Разработчик (кнопка Office – Параметры Word – Показывать вкладку «Разработчик» на ленте) и активировать команду Запись макроса панели Код. В появившемся окне записи макроса (рис 5.9) следует задать имя, место сохранения макроса, описание (при необходимости), связь запуска макроса с кнопкой или сочетанием клавиш. После нажатия клавиши ОК, программа перейдет в режим записи макроса, при котором вся последовательность действий пользователя будет записана в макрос. Для завершения записи макроса нажмите кнопку Остановить запись.
Рис. 12.18. Окно записи макроса
Чтобы запустить созданный макрос, используйте заданное сочетание клавиш или кнопку, либо выберите макрос из списка всех доступных на панели Код вкладки Разработчик командой Макросы.
Замечание. VBA-макросы являются источниками потенциального риска – они могут вызвать заражение компьютера макровирусами. При открытии документа с макросами Word предлагает выбрать уровень доверия макросам.
Рис. 12.19. Окно Команда безопасность макросов
Для этого используется команда Безопасность макросов панели Код (рис. 12.19), в котором пользователь может определить, как именно нужно производить работу с данным документом.
Дата добавления: 2021-01-20; просмотров: 52; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!