Требования к составлению документов.
Существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
Составление документов требует от их составителей определенной языковой культуры и соблюдения правил их оформления.
Одним из требований, выдвигаемых к оформлению документов, является обязательность составления документа по установленной для этого типа деловых бумаг форме. Это означает, что составные элементы любого документа (реквизиты) должны быть размещены на бумаге в строго установленной последовательности.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- оперативное и качественное составление и исполнение документов;
- организацию быстрого поиска документов;
- более активное использование ПК при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты,
текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами. Реквизиты документов – обязательные сведения, предусмотренные действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием совершения операций. Такими сведениями являются: наименование и дата составления документа, название и адрес и т.д. Максимальный набор реквизитов для документов управления – 29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов (от 7 до 14).
|
|
|
Рассмотрим общие правила оформления реквизитов на примере служебного письма.
К обязательным реквизитам служебных писем относят следующие:
| Наименование реквизита | Пример |
| 1) наименование министерства или ведомства (высшей организации или основателя) | МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР |
| 2) полное наименование учреждения адресанта (отправитель) | ГОСУДАРСТВЕННОЕ ВЫСШЕЕ УЧЕБНОЕ ЗАВЕДЕНИЕ ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ |
| 3) название структурного подразделения | Кафедра русского языка |
| 4) справочные данные организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты − коммуникационные данные; номер счета в банке, наименование банка − коммерческие данные) | 83001, г. Донецк, ул. Артема, 58 тел.: (062) 337-17-33, 335-75-62, факс: (062) 304-12-78 |
| 5) название вида документа | (только для гарантийного письма) |
| 6) дата | 01.02.2016 |
| 7) индекс (номер) документа | № 1153/1 12 |
| 8) место составления или выдачи документа | г. Донецк |
| 9) адресат (получатель документа) | Ректору Луганского государственного университета имени Тараса Шевченко |
| 10) заголовок к тексту | Об участии в студенческой олимпиаде «Русский язык и культура речи» |
| 11) текст | Кафедра украинского и русского языков ДонНТУ приглашает преподавателя кафедры русского языкознания и коммуникативных технологий Луганского государственного университета Гелюх Наталью Анатольевну принять участие в работе студенческой олимпиады по дисциплине «Русский язык и культура речи», которая состоится 23-25 апреля 2016 года. |
| 12) отметка о наличии приложения | Приложение: 1. Программа олимпиады по дисциплине «Русский язык и культура речи» на 2–х л. в 1 экз. |
| 13) подпись | С уважением, Глава оргкомитета олимпиады, проректор по научной работе профессор, д.т.н. К.Н. Макаров |
| 14) печать | М П |
|
|
|
Напомним правила оформления этих реквизитов.
Реквизит «название министерства или ведомства»
Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации или основателя). Расположение – в верхней части документа.
Реквизит «наименование учреждения адресанта»
Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование.
|
|
|
Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре; свидетельстве о регистрации. В наименовании используются сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т. п. Адресантом (во внутренних документах) может быть и структурное подразделение (составная часть предприятия или организации).
Реквизит «наименование организации» располагается под реквизитом «название министерства и ведомства».
Реквизит «справочные данные об организации»
Совокупность перечисленных в реквизите данных (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты − коммуникационные данные; номер счета в банке, наименование банка; фамилия и инициалы коммерческого директора − коммерческие данные).
Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации» или на нижнем поле документа.
Реквизит «название вида документа»
Реквизит «название вида документа» располагают в заголовочной части документа после реквизита «справочные данные об организации» и указывают от границы левого поля или посредине страницы, например, Заявление, ЗАЯВЛЕНИЕ, заявление.
|
|
|
Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.
Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.
Реквизит «дата документа»
Дата – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
Датой документа является:
- дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
- дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
- дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т. п. − оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака либо 4 знака) Например, дату 6 апреля 2010 года следует оформлять 06.04.2010.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например, 6 апреля 2010 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.
В личных документах дату проставляют под текстом слева. В записках – под названием вида документа, в письмах − по справочным данным адресанта.
Реквизит «индекс (номер) документа»
Индексом (регистрационным номером) является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).
Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата» или с названием вида документа.
Реквизит «место составления или выдачи документа»
Указанный реквизит используется в большинстве документов. Место составления указывается тогда, когда его нельзя определить по наименованию организации автора. На внутренних документах место составления обычно не указывается. Этот реквизит располагается на следующей строке после даты и регистрационного номера документа.
Реквизит «адресат»
Этот реквизит включает наименование и почтовый адрес получателя (адресата).
Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:
- наименование фирмы в именительном падеже;
- структурное подразделение в именительном падеже;
- должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;
- почтовый адрес.
Например: 83062, г. Донецк, ул. Куйбышева,31.
Адресование может быть несколько иного вида, например:
Директору ООО «Эра»
г-ну Скорину И.В. 83062, г. Донецк, Куйбышева, 31
Слово «господину» печатается в адресе сокращенно «г.» или «г-ну».
Если документ направляется в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам − почтовый адрес не указывается.
При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:
83063, г. Донецк, ул. Куйбышева, д. 22, кв. 17
Лунину П. В.
При адресовании писем в несколько адресов слово «копия» перед адресатом не указывается.
Реквизит «адресат» печатается в верхней части листа документа.
Реквизит «заголовок к тексту»
Заголовок − краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?», например: «Приказ... о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например: «Акт инвентаризации», «Договор аренды», «Протокол заседания совета директоров».
Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для реквизита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки.
Реквизит «текст»
Является основным в документе. Оформляется в виде связанного текста, таблицы, анкеты.
Реквизит «отметка о наличии приложения»
Если к документу имеются приложения, то после текста ставится отметка об их наличии.
Реквизит «подпись»
Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.
В состав реквизита «подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Например:
Директор подпись А. В. Рогов
Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью,
если документ оформлен не на бланке, например:
Директор ЗАО «РЕАЛ+» подпись А.И. Смелов
Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» или «приложение».
На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.
Совокупность реквизитов, размещенных в установленной последовательности, образует формуляр. Типовые формуляры служат базой для составления бланков отдельных видов документов.
Бланк – это лист бумаги с указанными на нем реквизитами, которые содержат постоянную информацию. Наиболее распространенными являются бланки справок, приказов, служебных писем, протоколов. Использование бланков придает официальность, облегчает их составление.
Образец оформления основных
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 264; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!