Организация документооборота

Само понятие термина «документооборот» неоднозначно. Часто его трактуют как автоматизацию делопроизводства. Однако правильнее было бы говорить об управлении бизнес-процессами и технологическими процессами компании.

Цельразработки оптимального документооборота - создание эффективной схемы управления документацией, функционирование которой основано на тесном взаимодействии различных служб. Эта система должна отвечать следующим требованиям:

- прямоточность движения документов;

- оперативное распределение документов между специалистами согласно их функциональным обязанностям;

- только необходимое перемещение документов;

- однократность каждой операции с документом;

- единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними.

Вопросы организациидокументооборота мало освещены в специальной литературе, а нормативная база давно устарела. В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. № 105, под документооборотом в бухгалтерском учете понимается «движение первичных документов (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив)». Согласно стандарту «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16847-83, утвержденному Постановлением Госстандарта СССР от 31.10.83 г. № 5231, документооборот - это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Эта формулировка без изменений приводится в одноименном российском ГОСТ Р 51141-98.

Движение документов должно регламентироваться технологическими схемами, в которых отражаются этапы и пункты прохождения, сроки обработки и исполнения документов (например, форма «График документооборота»). Эти схемы позволяют устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть определять оптимальное число подразделений (исполнителей), через которые должен пройти каждый документ, и минимальный срок его нахождения в подразделении (у исполнителя).

Существуют Типовые нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению, разработанные для управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).

В общем случае регламентация работы с документами в организации должна исходить из принципа «необходимости и достаточности», поскольку излишняя формализация может затруднить работу. При этом чем более масштабные и многофункциональные системы документооборота внедряются, тем более пристальное внимание следует уделять вопросам нормативно-методического обеспечения.

Система документооборота должна поддерживаться также корпоративной культурой организации и ее фирменным стилем. Регулирующая функция корпоративной культуры проявляется в формировании стиля работы и форм поведения, характерных для данной организации. Вместе с тем корпоративная система документооборота сама является важным средством формирования корпоративной культуры и качества менеджмента.

В работе по организации документооборота должны участвовать все подразделения предприятия. В последнее время растет число организаций, занимающихся оптимизацией своих бизнес-процессов, исключая информационное и документационное обеспечение, расширение применения компьютерных технологий и электронного документооборота.

Заниматься организацией системы документооборота могут также консультанты, и в этом случае задача предприятия - поддерживать созданный механизм документооборота в рабочем состоянии.

В настоящее время следует учитывать расширение использования компьютерных систем нового поколения. Системы автоматизации градиционного документооборота, внедрявшиеся в 90-е годы, были и основном нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле за исполнением документов). Сейчас же речь идет о корпоративных технологиях и системах работы с документами в рамках всей организации. При этом по сравнению с ранее применявшейся технологией изменяется структура трудозатрат, появляются новые виды работ (например, использование электронной почты, сканирование документов, ведение справочников корпоративной автоматизированной системы и т. д.) Однако в итоге существенно снижаются суммарные трудозатраты организации на передачу документа на исполнение, информационно-поисковую, аналитическую работу.

Дата добавления: 2014-01-11; просмотров: 5640; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!