Тема 8. Диапазон и сфера руководства
1. Факторы потенциальной нормы управляемости
2. Органические функции руководителя
3. Распределение заданий с учетом верхней границы возможностей исполнителя
4. Сбои при передаче подчиненным работ, не входящих в круг органических функций руководителя
Факторы потенциальной нормы управляемости
Термин «потенциальная норма управляемости» подразумевает не только число работников, находящихся в подчинении у одного руководителя, но и круг работ (задач), которые он может выполнять при соответствующих конкретных условиях, которые фактически не всегда наличествуют.
Рассмотрим факторы, определяемые порученными задачами.
Значимость выполняемых группой задач.Не все административные звенья и не все индивидуально рассматриваемые работники выполняют задачи, в одинаковой степени важные с точки зрения интересов органа управления. Если, например, из двух подразделений одно готовит протоколы по стенограммам заседаний, а другое готовит нормативно-правовой акт, то никто не сомневается, что руководство вторым подразделением требует большего нервного напряжения, внимания, контроля. Этот факт уменьшает потенциальную норму управляемости.
Трудность задач.Контролирование работников, выполняющих какую-либо простую работу, дело относительно легкое. Сложность управленческой работы растет по мере возрастания сложности работ, выполняемых группой специалистов. А по мере роста сложности управления уменьшается число подчиненных, которых может контролировать один руководитель.
|
|
|
Разнородность задач.Независимо от степени трудности задач, стоящих перед данным аппаратом, легче руководить той группой, члены которой выполняют одинаковую работу. Увеличение разнородности работ подчиненных уменьшает норму управляемости, ибо внутренние нажимы и разногласия, противоречивые интересы сотрудников проявляются чаще при распределении работ между членами группы, проявляются сложности в обучении персонала, интеграция отдельных задач отнимает много времени, возникает неясность требований, предъявляемых к подчиненным.
Среди решаемых руководителем задач нужно уметь разглядеть те задачи, которые вызывают необратимые последствия и которые руководители не могут передать подчиненным, так как в случае неудачи подчиненного они не в состоянии кардинально поправить ситуацию. Такие задачи сужают норму управляемости.
Координация.Самостоятельным фактором потенциальной нормы управляемости является степень координации совместных действий. Фактор этот имеет мало общего со сложностью задач. Даже если вся группа занята относительно трудной работой, к примеру, разработкой нескольких проектов, причем каждый проект делает отдельный работник, в этом случае нет необходимости в координации. Координация деятельности группы иногда сильно влияет на потенциальную норму управляемости: чем шире координация, тем меньше потенциальная норма управляемости.
|
|
|
Теперь рассмотрим факторы, зависящие от характера внутриорганизационных управленческих отношений.
Степень самостоятельности руководителя.Руководитель, который в большей степени зависит от вышестоящих начальников, вынужден беспрерывно контактировать с ними как для получения детальных указаний, так и для отчета обо всем, что происходит в руководимом им подразделении. К тому же вышестоящие начальники часто поправляют такого руководителя, иногда многократно по одному и тому же вопросу. Такая ситуация уменьшает потенциальную норму управляемости.
Стиль управления.Как правило, автократический стиль руководства вызывает необходимость создания очень малых рабочих групп. Необходимость согласования противоречивых директив отнимает время, дополнительно уменьшая норму управляемости.
Деятельность, не связанная с руководством.В некоторых учреждениях рабочее место руководителя организовано так, что в состав его обязанностей входят работы, не имеющие ничего общего с управлением подчиненными. К ним относятся представительская деятельность, личное участие в проведении исследований в научных институтах и т. п. Чем больше таких обязанностей, чем более они трудоемки, тем меньше потенциальная норма управляемости.
|
|
|
Планирование.Круг работ, связанных с планированием, в которых руководителю приходится участвовать лично, бывает разным. Чем шире этот круг, тем меньше потенциальная норма управляемости.
Метод управления.Можно руководить подчиненным персоналом путем постановки задач, оставляя свободу в выборе средств для их выполнения или же дополнительно инструктируя относительно этих средств. Ясно, что второй способ как более трудоемкий уменьшает потенциальную норму управляемости.
Квалификация персонала.Чем выше квалификация всей группы (как подчиненных, так и руководителя), тем больше возникает возможностей предоставления самостоятельности отдельным работникам и тем выше потенциальная норма управляемости.
Трудовая интеграция.Управление аппаратом требует тем меньше усилий со стороны руководителя, чем выше в нем степень интеграции. Интеграция заключается в восприятии рабочими группами целей учреждения своих собственных, т. е. в убеждении, что путь к удовлетворению личных жизненных интересов лежит через добросовестный и производительный труд для учреждения.
|
|
|
Фактором, влияющим на потенциальную норму управляемости, также является выбор целей группы и отношение к ним ее членов. Это следует понимать так, что чем ближе работникам цели, которые ставит перед собой учреждение, чем больше эти цели пользуются их поддержкой, тем быстрее и полнее происходит интеграция. Надлежащее формулирование цели учреждения и его подразделений становится элементом, укрепляющим интеграцию.
Деятельность неформальных групп.Под неформальными группами, как известно, понимаются группы, образующиеся в учреждении самопроизвольно и спонтанно на почве личных товарищеских контактов, общих интересов, совместных развлечений и т. п.
В неформальных группах: а) формируется мнение работников о различных событиях, происходящих в учреждении; б) формируются нормы поведения, которым обычно следуют участники группы; в) быстрее узнают о событиях, которые трудно обнаружить с помощью формального контроля. Можно высказать убеждение, что положительно настроенные по отношению к деятельности учреждения неформальные группы облегчают руководителю работу, а тем самым увеличивают и потенциальную норму управляемости.
Культура общения.В данном случае под культурой общения следует понимать предрасположенность к гармоничным, бесконфликтным взаимоотношениям людей. В этом плане основополагающее значение имеет способность быть внимательным к сотрудникам, т. е. умение считаться с их реакциями, переживаниями и потребностями. Чем выше культура общения в данном подразделении, тем легче роль руководителя этого подразделения, а тем самым больше его потенциальная норма управляемости.
Вертикальный диапазон руководства.Потенциальная норма управляемости уменьшается по мере продвижения вверх по ступеням иерархической структуры. Происходит это, несомненно, вследствие
укрупнения проблем. При прочих равных условиях большую значимость имеет поручение, данное министром начальнику управления, нежели поручение руководителя отдела инспектору или непосредственному исполнителю. Кроме того, во многих случаях порученное высшим руководством задание носит значительную эмоциональную нагрузку и, даже постепенно уменьшаясь при прохождении через очередные ступени вниз, сохраняет достаточную мотивационную силу на самом нижнем уровне.
Текучесть кадров.Текучесть кадров является показателем условий труда. Чем лучше условия работы, создаваемые руководителем, тем постояннее состав его подчиненных, а значит, выше норма управляемости.
Привитие навыков исполнения заданий.Следует подчеркнуть, что чем яснее и точнее определена цель деятельности учреждения, тем реже возникает необходимость систематического вмешательства руководителя в работу подчиненных. Подобную же роль выполняют приспособленные к потребностям процедуры, уменьшая число случаев, когда подчиненный не знает, как поступить, и обращается к руководителю за указаниями.
Существенное влияние оказывают на норму управляемости применяемые показатели труда. Если с их помощью можно определить, соответствует ли выполняемая работа норме или нет, то роль руководителя значительно облегчается.
Факторы технического характера.К факторам технического характера, влияющим на норму управляемости, относятся следующие:
Оснащение.Снижение потенциальной нормы управляемости вызывается недостатком обеспечения оборудованием и штатами. Если работники какого-либо учреждения лишены достаточного количества электронно-вычислительной техники, шкафов для хранения документов, столов и т. д., если они работают в тесноте, то часто возникают затруднения в организации их работы. Руководитель такого аппарата тратит много времени на установление очередности использования машин, решение споров из-за столов, комнат и т. д. (имеются в виду прежде всего небольшие учреждения).
Структура учреждения.Легче руководить группой, привыкшей выполнять определенные задачи и являющейся элементом гармонично работающего административного целого, чем группой, не привыкшей ксогласованной работе с другими группами и не вполне овладевшей навыками в решении задач. В первом случае ситуация способствует увеличению потенциальной нормы управляемости, поскольку лишает руководителя многих затруднений.
Структура учреждения оказывает определенное влияние на потенциальную норму управляемости. Если аппарат управления слишком раздроблен и если раздробленность не опирается на надлежащие критерии и искусственно разрывает комплексные проблемы, то руководители теряют много времени на различные согласования, тем самым их управленческие возможности уменьшаются.
Социотехнические элементы.Если отдельные рабочие места тесно связаны технологическим процессом и занимающие эти места работники взаимозависимы, то многие координационные обязанности, осуществляемые в порядке служебных связей руководителя с подчиненными, работники могут выполнять в порядке технических связей между собой. Это в значительной мере разгрузит руководителя и тем самым увеличит его норму управляемости.
Информационная система.Фактором, ограничивающим потенциальную норму управляемости, может стать недостаточно развитая информационная система. В современных условиях на многих рабочих местах требуется гораздо больше информации. Недостатки информационной системы, ограничивают объем знаний, косвенно ограничивают возможности управления группой, особенно группой, имеющей дело с разнородной проблематикой.
Техника обработки информации.Широкое и умелое применение ЭВМ создаст во многих подразделениях административного аппарата такие возможности, которых мы сегодня еще не в состоянии представить. Благодаря ЭВМ вертикальные структуры администрации могут быть заменены более горизонтальными, так как введение электронной обработки данных влечет за собой передачу компьютерам решения отдельных задач и одновременно расширяет возможности общения руководителя с подчиненными звеньями. Следовательно, увеличивается норма управляемости, и тем самым структура может принять более горизонтальную форму.
Руководитель многочисленного, непосредственно ему подчиненного персонала обычно не имеет времени для подробного знакомства с положением дел на отдельных участках работы подчиненных, и поэтому у него нет достаточного количества материалов ни для полных и правильно составленных отчетов, которые он обязан пересылать на вышестоящие уровни, ни для хорошо обдуманных поручений, направляемых вниз.
Насколько чрезмерно число ступеней структуры приводит к искажению информации, настолько же превышение потенциальной нормы управляемости ведет к утрате определенного процента информации.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 371; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!